供应链数字化管理的基础 - 主数据管理

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楼主 2020-03-31 01:10:26
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        笔者的某银行信用卡将要到期,通常银行会提前将下一张信用卡寄送到预留的地址,笔者打算把地址从公司更新到家庭住址,因此通过电话与银行客户沟通地址更新,经过一系列身份验证,通过银行客服顺利地完成的地址更新。除了电话以外,银行客户信息更新可能来自多个渠道,包括电话、网上自助、支行网点、微信公众号等,这样就会存在一个问题,客户的信息更新如何同步到各个需要使用客户信息的系统。任何一个应用均会创建、更新、停用客户信息。不协作的情况下,无法全面获取客户完整信息。单一存储为客户主数据提供了单一来源,客户的地址和联系信息在企业内部各个角落被重复记录着。这个客户信息就是主数据的一种,那么什么是主数据呢?

        主数据是企业内关于核心业务实体的跨应用参照数据。常见的有客户、供应商、物资(商品)、地址、合同、组织结构、人员。不同组织(公司)主数据对象有所不同,超过一个以上系统使用,基本就可以称之为主数据(Master data),以下是关于主数据的一些典型定义:

        • IDC: 主数据指系统间共享数据(例如客户、供应商、账户、组织部门...)。

        • Wikipedia: Master Data is a single source of basic business data used across multiple systems, applications, and/or process. Enterprise Master Data is the single source of basic business data used across all systems, applications, and/or process for an entire enterprise (all departments , divisions , companies and countries)

        • CNKI: 数据大体分为两大类,一类称为主数据,指根据数据编码规则建立的数据,如部门的代码和部门的名称。另一类称为业务数据,指系统运行过程中产生的数据,如销售额、主数据是规则的具体体现,是业务数据产生的基础。

        • IBM:主数据是跨系统、跨模块、跨部门、跨地区、有高质量要求、高时效要求、被各项业务反复使用的基础性和敏感性 数据,主数据是企业信息系统的神经中枢,是业务运行和决策分析的基础

        比如人员的主数据,包括姓名、性别、出生年月日、工号、部门、级别、岗位、联系方式等,各个系统只要涉及到角色权限都会用到这个人员主数据,包括产生人员主数据的人力资源系统,会用到人员信息的还有企业的OA、ERP、CRM、PLM、MES、SRM、WMS等系统 。

        • 人员信息:举个简单的例子就是OA系统的工作流审批,一定会用到人员角色、组织(部门)、岗位、联系方式等信息。

        • 供应商信息:不仅采购时需要用到,收货、结款也会用到,研发做零部件选型也会用到供应商信息,甚至制造企业在生产过程追溯也需要用到供应商信息。

        • 客户信息:销售会用到,同时在产品服务研发、制造或服务过程、交付、应收账款、售后服务等业务中也会用到客户主数据相关信息。

        理解了什么是主数据以后,那么什么是主数据管理呢?重点体现在管理上,对主数据值(编码、属性定义等)进行控制,以实现跨系统 的一致、共享、上下文相关地使用主数据,以及对核心业务实体的真实情况的最准确、及时和相关的版本进行控制,体现了对主数据创建、维护、终止的生命周期管理的过程,过程中包含了数据的质量、标准、管理流程、权限、数据治理等方面。

        为何要进行主数据管理?主数据管理的好坏如何影响到企业运营呢?在笔者从事管理咨询的过往经验中,许多客户存在不同的系统,一个主数据在不同的系统产生、更新,及时存在同一个系统里,也存在这数据质量问题。比如,供应商主数据,包括供应商的编码、名称、联系人、地址、组织机构代码、银行账户等关键信息,但存在着同一家供应商不同的编码、不同的名称(全称、简称、半全称等)。物料存在一物多码、一物多类,甚至很多物料被归类于“其他”这个万能的分类,即使属于很容易辨别的分类,这些都是典型的主数据管理失控现象。

        关于主数据,在企业中常见的问题点有:

        • 分类错误与重复

        • 属性维护定义不清晰或者不及时

        • 数据独立不共享,没有统一视图查看所有信息

        • 数据缺乏一致性,对同一主数据在不同系统内定义有冲突

        • 无法及时更新

        • 数据冗余未及时处理

        • 缺乏主数据管理流程与职责定义

        案例:笔者接触到一家食品快消行业客户,该企业采购点心按公斤计算,使用时按片计算(不同的点心混合到一个小包装里),假设某一类饼干每箱5公斤,每片饼干10克,那么这箱饼干的数量就是500片。这个产品主数据的转换关系应维护在系统中,便于采购下单、查看库存、领料、盘点等。但是由于缺乏主数据管理规范,这个数据并没有得到有效的维护,甚至不确定哪个部门应该维护与核查这个数据。因此就造成了对业务的影响,库存不准确,盘点误差大,明明显示有库存,使用时却找不到库存。

        这是一个简单的主数据管理未做到位的案例,其实企业里还有很多,例如物料的最小采购量MOQ、最小包装量MPQ、采购前置期L/T、自制/外购属性等,如果不维护或者缺失对业务的运营影响是显而易见的。主数据管理失控带来后果就是无法及时响应业务变化以及带来的业务低效(低效的供应链管理、低客户满意度),主数据的低质量也为企业的数据分析(BI)带来较大的障碍,无法及时为决策提供分析辅助。如何解决主数据的高效管理决定了业务是否能够高效运转。

        既然主数据管理这么重要,那么如何进行主数据管理呢?

        第一步:建立主数据管理流程;进行主数据梳理识别,建立从主数据创建、变更、分发使用、废弃的全生命周期管理流程。很多企业里,存在多处维护主数据的现象,而且从创建到使用没有规范的流程管理,从而造成主数据质量较差,对业务运行带来困扰。例如,一家企业在不同工厂使用的ERP系统未打通,同一个物料在不同工厂使用的单位(克、千克)不一致,给BOM管理、MRP集中运行、物资采购、财务对账核算等都带来极大困扰。

        第二步,明确主数据管理组织职责;明确谁是主数据的产生者、使用者、认责者、所有者。例如物料通常是由产品研发部门在PLM里产生编码、规格描述、使用单位等基本信息,流转到供应链部门进行相关属性维护(如MOQ、MPQ、L/T、自制/外购等属性维护),最后物料主数据统一存储在ERP系统或主数据管理系统中(MDM),各单位使用物料主数据都需要从这里获取,这是物料主数据的唯一权威来源。其他主数据可以分别产生,例如客户主数据,很多企业在CRM(客户关系管理)或OMS(订单管理系统)中产生;又如供应商数据,很多企业在SRM(供应商关系管理)系统中产生。当然,也有不少企业的供应商和客户主数据集中在ERP中产生与维护。不断在哪里产生,需要明确单点维护,并明确职责归属。

        第三步,建立数据模型;明确主题域相关数据,包括供应链、研发、销售、财务、HR等主题域及识别主题语内主数据信息,确定统一编码规范,建立数据关系模型、数据字典等文档。

        第四步,持续监控主数据质量;在主数据管理规范建立以后,持续进行主数据的收集分析,进行数据清洗和校验,祛除冗余,修正错误主数据。

        总结一下,主数据管理的核心思想为职责明确、单点维护、统一分发、质量监控。主数据管理不仅是供应链数字化管理的基础,也是整个企业数字化的基础。如同建设高楼大厦的地基一样,没有牢固的地基,企业的数字化梦想就如空中楼阁,无源之水,无本之木。但正如大楼的地基,它在人们的视线范围之外,但必须引起管理层的充分重视,这样才会使得业务运行更加顺畅,数据挖掘分析更加高效,更有效地支持战略决策。


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