微软Power BI,交互式数据可视化工具

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楼主 2020-01-26 19:02:18
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像每天一样,卢奕煌走进办公室后的第一件事,就是打开电脑上的Power BI仪表板。在浏览器的窗口中,跳动着一系列色彩鲜明、形式各异的图表,随着数据的实时更新,图表的形状也在发生变化——如果不是特别说明,你恐怕很难相信,呈现在屏幕上的,其实是一份来自Excel的月度财报。

配图:卢奕煌,微软大中华区首席财务官(CFO)

卢奕煌是微软大中华区首席财务官(CFO),本来每到月底、季末、年终,都是财务部门最忙碌的“尖峰时刻”,而一项来自云端的技术创新,却让卢奕煌和他的部门能够气定神闲地应对这些同行眼里的难关。

Power BI是微软推出的一项基于云计算的数据可视化服务,在去年11月的微软技术大会上,刚刚宣布正式进入中国市场。但在微软内部,这项创造性的数据服务,已经在销售、采购、财务、人力资源,乃至法务部门得到了广泛应用,不同领域的业务数据被转化为一目了然的动态图表,帮助各个部门真正捕捉到了大数据中潜藏的洞察与价值。

使用Power BI几个月来,微软中国的财务部已经爱上了这个工具,卢奕煌也真正体会到了成为企业“信息主脑”的成就感。相比每天跟技术打交道的CIO、CTO们,CFO的角色其实对于企业业务有着更加透彻的了解和洞察,资金流水、支出收入、业绩增长、部门绩效的每一条数据,最终都汇聚到CFO的视野之中。因此,对于能够帮助自己掌管数据并能提取和发掘潜藏洞察的创新工具,卢奕煌从来都是最为关注的。

幸运的是,卢奕煌工作在微软,他能近水楼台地得到最先进、最高效的数据工具。

配图:卢奕煌,微软大中华区首席财务官(CFO)

“每一次跟财务同行的交流,都是我最得意的‘show time’。”卢奕煌骄傲地说,“虽然每家大企业都在大力推进财务信息化,但客观地说,微软在技术的应用上确实要领先一步。无论是对全公司内部数据的标准化、对于内控合规的规范化管理,还是数据洞察的智能化分析,以及借助云计算带来的成本效益,微软都可以说做到了业界标杆。”



提升“表哥表姐”生产力


加入微软之前,卢奕煌在一家国际知名的硬件公司做CFO,领导着一支庞大的财务团队。到了微软之后,卢奕煌的职责没有变,公司的业务更复杂,而财务团队的规模却小了很多。“在微软工作,让我们能够第一时间用上很多创新产品,比如SharePoint、OneNote、Skype以及最新发布的Power BI。这些给我们的生产效率带来了质的提升。”


在遇到Power BI之前,卢奕煌和大多数CFO一样,接触到最多的就是Excel报表,天生对数字敏感的他早就被Excel报表和数据炼成了“火眼金睛”。也正因为如此,他对于Excel的短板也更加了解。“尽管Excel也可以有图表展示,但一定要知道数据在哪里,才能做出相应的表格,其繁琐与复杂程度,只要当过‘表哥’、‘表姐’的同行都深有感触。”

配图:传统财务报表样式

“当‘表哥表姐’不仅是我们财务人员的差事,很多企业高管也逃不掉。”卢奕煌开玩笑道,“我身边很多的CEO、COO们也都被迫学会了看Excel报表,虽然需要他们过目的报表就那几个,但每个季度甚至每个月的财务数据,会因为业务重点的不同而有所变化,如何才能够最短的时间内,用最直观的手段将这些变化呈现出来,让老板能够方便快速地捕捉到关键的业务信息?在以前,这真是苦了我们财务部门的同事们。”

Power BI的出现,让卢奕煌眼前一亮,因为它可以根据最终用户的需求,用最直观、最适合的表格形式,动态、相互关联地呈现数据。例如,全球年度财务报表不但能够在世界地图上叠加代表不同区域销量的饼图,用圆饼大小代表当地销售数据比例,而且还能随一年中不同销售周期的范围而呈现动态变化。

配图:Power BI带来多样的可视化报表

更好的是,基于Power BI制作的数据图表并不是一个简单的图形设计,其中的每一个项目与相关报表中的数据动态链接,Power BI只要与所需数据库连接一次,就能够实现全部数据的实时自动更新。

此外,Power BI的上手和操作也非常简单,借助于模板和操作指南,业务部门也能实现报表DIY。“我们的财务人员用半小时就基本了解了基于Power BI Desktop的模板设计,熟悉之后,两三个小时就能搭建出公司日常需要的报告展现模板,之后即便有新的需求,只需要稍微调整模板即可。”



发掘数据中潜藏的智能


Power BI减轻了“表哥表姐”的工作强度,也让他们有更多时间和精力发掘数据背后的洞察。卢亦煌认为介绍说:“正是因为Power BI仪表板中的每个数据、项目都动态关联,只要简单的点击操作,就能更容易地发现数据背后的关联性,进而展现出隐藏在枯燥表单背后的价值。”


有了Power BI这个利器,微软财务团队的工作在合规管控、数据分析和总体经济效果等方面都有了新的变化:首先,财务团队的工作效率大为提升,让公司的增值税数额统计每月减少一至两天的时间;在合规管理方面,涉及价格审批、反腐败监测的违规操作,Power BI都可以将异常现象标注出来,帮助审计和内控更好地提前预警、及时干预;对于不熟悉财务报表的业务负责人和管理层,他们现在可以利用自然语言搜索直接在Power BI中查询任何他想要的数据洞察。例如,只要直接输入“本季度\华北区销售\同比增值额”、“上季度\产品线\利润额”等文字,相应结果便能立即显示出来。

配图:Power BI关键词及自然语言检索功能



海纳数据百川的展示利器


在公开场合与其它企业的财务同行交流时,卢奕煌常常用电脑演示一些用Power BI做出来图表,每一次,这些动态的、直观的、结合了地图、时间线甚至是社交媒体互动的动态展现,都能博得一片惊叹之声。“很多同行对我说,看你们的Power BI演示,感觉就像是‘法拉利’,又快又爽的感觉。”,卢奕煌自豪地说,“这种由速度和效率带来的乐趣,的确让人上瘾。”


在畅快淋漓地呈现数据的同时,Power BI这辆“超跑”并不挑食,它为驾驶者提供了极大的包容性和良好的适应能力:除了Excel表格、SQL Server数据库这些微软自家的数据源,Power BI还能与数十种业界主流和开源的数据源无缝衔接。“这是一辆人人都能轻松驾驭的超级跑车。”卢奕煌表示。Power BI包含了多个数据连接器,无论所需的数据是位于Excel 、SQL数据库、Azure或Oracle中,或是在如Facebook、Salesforce或MailChimp之类的服务中,Power BI都能轻松连接、筛选、管理和导入相关数据。

Power BI只是一系列基于微软云服务的创新生产力工具之一。卢奕煌表示,财务部从来不用U盘、网盘,所有数据都存放在SharePoint之上,任何拥有修改权限的部门人员都可以自行修改,系统会负责保存最终版本;而借助Skype for Business来设立几人、几十人规模的多方会议更是家常便饭;OneNote则是财务部最好的笔记本和工作汇报工具。

“基于云计算、大数据的技术、工具、流程,将我们从繁琐的日常工作中解放出来,让财务部门有时间和能力去挖掘数据与业务的内在关联与规律。通过优化业务、提升效率、开源节流,今天,微软的财务部门,也能像销售、业务部门一样帮助企业创造价值——这正是微软大力推进数字化转型的意义所在。”

数字化转型,正在给全球各地、各行各业的企业和每个人带来巨大的挑战与全新的机遇。对于企业整体来说,数字化转型是关乎未来生死存亡的大战略;而对于企业中的每项业务、每个部门、每名员工来说,一项创新技术或者生产力工具的应用,就能带来显著的改变和实在的价值。

“在微软,我们每个部门、每个员工都是微软产品的‘关键用户’与‘测评者’,每个人的亲身体验就是第一手的用户反馈。”卢奕煌表示,“Power BI让我们能够以不一样的视角去看待枯燥的数据,并且真正让财务部门成了企业的信息主脑,既提高了工作的效率,也提升了我们作为一个关键业务节点的地位和价值。


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